Para que una empresa tenga éxito es importante que todas las partes que la conforman tengan una correcta administración. Una de las que más influye y que es vital para alcanzar ese éxito es la parte financiera de la empresa, y dentro de ella, la gestión de cobros y pagos.
Cuando hablamos de gestión de cobros y pagos hacemos referencia a cómo se manejan las obligaciones que la empresa debe pagar o los derechos que debe cobrar. Pero, ¿qué pasa cuando no se lleva una correcta gestión? La dinámica es la siguiente: si tu empresa no encuentra la forma de cobrar sus facturas en el tiempo pactado, tendrá que buscar financiación de otra fuente, lo que puede desembocar en un cúmulo de deudas que lleven al negocio por un mal camino.
¿Quieres saber cómo hacer que la administración de los impagados sea más eficiente? Quédate en este post y te daremos algunos consejos sobre cómo mejorar los cobros de tu empresa.
¿En qué consiste la gestión de cobros y pagos?
La gestión de cobros y pagos son aquellas tareas administrativas y financieras que forman parte del área de tesorería de una empresa. Su principal función es llevar un control y una buena planificación en el cobro de las facturas a clientes y en el pago a proveedores.
Estas áreas se encargan de las tareas de previsión, control, conciliación y reclamación de los flujos monetarios en la empresa. Podría considerarse una de las partes más importantes de la empresa ya que controla la entrada y salida de dinero.
También cabe destacar que pueden darse ocasiones en las que se deba pagar a los clientes y cobrar a los proveedores. Por ello, es importante tener una adecuada coordinación de estas áreas, para así llevar un buen control.
¿Qué aspectos se deben considerar en la gestión de cobros y pagos?
Todas las empresas tienen proveedores con los que tienen obligaciones de pago, y clientes con los que tienen derechos de cobro. Lo recomendable es que la gestión de tesorería de la empresa divida las facturas en dos categorías: recibidas y emitidas. De esta manera, es más fácil llevar el control de los ingresos que te deben y los gastos que debes cubrir.
Es aconsejable establecer una fecha en la que se tienen que realizar los cobros y pagos. De esta manera, podremos conocer en todo momento si éstos se han efectuado o no, y así saber la situación en la que se encuentra la empresa.
Es muy importante llevar a cabo la buena gestión de los ingresos, ya que normalmente se necesita cobrar antes de cumplir con las obligaciones de pago que tenga la compañía. Es decir, si por ejemplo sabemos que debemos pagar 5.000€ a proveedores en 40 días, pero en 30 días tenemos que recibir el pago de clientes por 15.000€, sabemos que podremos hacer frente al pago de esas obligaciones.
¿Cómo se puede mejorar la gestión de cobros y pagos?
Cobrar las facturas de los clientes es algo primordial para la empresa si quiere hacer frente a los pagos que tenga. Si no se tiene el suficiente dinero para pagar, la empresa podría tener deudas y problemas económicos.
Por eso, es fundamental tener una buena gestión de cobros. Algunas ideas para mejorar la gestión de cobros y pagos son:
- Estudia bien la situación del comprador: La solvencia de nuestros clientes es un dato que nos puede servir de gran ayuda en las transacciones que vayamos a efectuar con ellos.
- Adapta el contrato mercantil a beneficio para ambas partes: Durante la negociación, puedes exponer qué ventajas tendría el deudor si paga en un plazo establecido, una cantidad acordada, etc.
- Aclara las consecuencias en las que incurrirá si no pago en el plazo estimado: Se trata de persuadir al deudor y hacerle ver que realizar el pago le resultará más beneficioso que si no lo realiza.
- Planea otra alternativa de pagos: Es recomendable tener un plan de acción para conseguir que se efectúe el pago.
- Utiliza trucos para inducir al pago: Hablar siempre desde el respeto y no con malas formas para llegar a un acuerdo con nuestro deudor. Es importante exponer una idea bien argumentada para influenciar a la otra persona.
Soluciones
Existen varios sistemas de control que sirven para solucionar los problemas de control que puedan darse en la gestión de cobros y pagos. En este artículo vamos a mencionar tres: factoring, confirming y el seguro de crédito.
Factoring
Se trata de una operación financiera mediante la cual la empresa cede sus facturas de cobro a clientes a una entidad financiera externa. Esta entidad se encarga de gestionar los cobros a cambio de una pequeña comisión, fijada en función de las facturas cedidas y cobradas.
Confirming
Su funcionamiento es igual que el factoring, solo que en este caso la entidad financiera se hace cargo de la gestión de pagos a proveedores. Esta entidad financiera adelanta el importe de la factura en cuestión al proveedor.
Seguro de crédito
Se trata de una herramienta eficaz gracias a la cual la empresa paga una determinada cantidad de forma mensual. De esta forma no se pierde dinero si un cliente no paga, y se pueden cubrir las posibles pérdidas provocadas.
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