Hoy venimos a hablar de los errores comunes al presentar una licitación. Si eres asiduo de este blog, sabrás que en anteriores ocasiones te hemos hablado sobre los diferentes procesos de licitación que existen en España. Y como sabemos que son procesos muy importantes para tu empresa, hoy vamos a continuar hablando sobre ellos. Sin embargo, no solo lo haremos centrándonos en qué son las licitaciones públicas, o los tipos que existen u otros aspectos relacionados. Sino que lo que vamos a hacer es hablar sobre un aspecto que conviene tener muy en cuenta a la hora de presentar una licitación: los principales errores que cometen las empresas en estos procesos.
¿Qué es una licitación y qué tipos existen?
Antes de proceder a explicar de forma detallada cada uno de los errores comunes al presentar una licitación, vamos a recordar qué es una licitación. Básicamente se trata de un proceso que tiene como objetivo la adquisición de suministros, la realización de servicios o la ejecución de obras. En líneas generales podemos dividirlo todo en dos grandes tipos de licitación: la pública y la privada.
- Licitación pública: este tipo de contrataciones son realizadas por entidades públicas, ya sean estatales, autonómicas, provinciales o locales. En ellas se realiza una convocatoria pública para que, en igualdad de condiciones, los interesados puedan presentar sus ofertas. Y será la propuesta más acorde la que finalmente se haga con la adjudicación del contrato.
- Licitación privada: el proceso aquí es bastante similar al de las licitaciones públicas. La diferencia en este caso es que este proceso se realiza por invitación expresa a un número determinado y reducido de empresas, en vez de mediante un anuncio público. De este modo, en este tipo de licitación no pueden participar todos los interesados.
Los errores comunes al presentar una licitación
Ahora sí, llega el momento que estabas esperando: conocer los errores más frecuentes relacionados con este tipo de procesos de contratación. Preparar una oferta para hacerse con una licitación es casi como una carrera a contrarreloj. Todo es muy ajustado y es necesario actuar de la forma más rápida posible. Sin embargo, las prisas no siempre son las mejores consejeras, así que es aconsejable actuar con velocidad, sí, pero con un método que minimice errores.
Lectura recomendada: Artículo en Ideal.es sobre las licitaciones
El objetivo siempre debe ser el mismo: presentar la mejor oferta para ganar el contrato al que aspiramos. Y eso será imposible de conseguir si somos descuidados al hacerlo. Así que para que no comentas ningún error que pueda mandar a la papelera tu propuesta, vamos a repasar errores que no deberías cometer bajo ningún concepto.
Fase de identificación del anuncio
El primer error del que vamos hablar sucede en la fase de identificación del anuncio o alerta y consiste en llegar tarde a la misma. Seguro que en más de una ocasión te ha pasado que cuando te enteras de que está en marcha un concurso para una licitación su plazo está a punto de finalizar. O peor aún, justo en ese momento acaba de terminar. Lo cierto es que esto es algo bastante frecuente porque no siempre estamos al tanto de este tipo de anuncios.
Para evitarlo basta con crear un sistema de alertas que te permita estar al corriente de estas oportunidades de negocio con las Administraciones públicas. Estar atentos ante posibles licitaciones nos dará una ventaja que puede ser definitiva, así que recurrir a servicios de notificaciones puede ser una gran idea para no caer en este error tan común.
Lectura de pliegos
Los pliegos de la licitación son algo así como las instrucciones de la misma. En ellos se detallan aspectos esenciales como el precio máximo que están dispuestos a pagar, quién puede presentar una oferta, cómo debe presentarse y en qué consiste la obra, suministro o servicio que se necesita. En este sentido, el error consiste en pasar por alto información importante detallada en los pliegos. Así que procura siempre leer detalladamente estos documentos para que no haya nada que se te escape.
Preparación de la documentación
La organización lo es todo para poder hacerse con una licitación pública. Y precisamente el error del que vamos a hablar tiene que ver con la falta de la misma. Es decir, una vez tengamos claros los pliegos de la licitación y hayamos podido analizarlos, lo ideal es comprobarlo todo desde diferentes ámbitos.
Aquí lo más importante tiene que ver con la organización de tres cuestiones:
- Administrativa: comprobar nuestra capacidad para acometer los servicios que se solicitan para acceder a la licitación.
- Técnica: destacar cuál es nuestra solución para situarnos por delante de nuestra competencia.
- Económica: calcular cuál es el mejor precio que podemos ofertar para obtener la mejor ventaja competitiva posible.
Presentación de la oferta
Llegados a este punto la última fase del proceso de licitación tiene que ver con la presentación de la oferta. Sin embargo, en este proceso también es bastante frecuente que se cometan algunos errores. Los más comunes tienen que ver con falta de revisiones, problemas informáticos y precipitación.
- Problemas informáticos: si hay problemas con los certificados o firmas digitales todo puede retrasarse. Incluso pueden surgir problemas que no sean tuyos, sino de la plataforma de contratación. Por ello lo ideal es anticiparse a ellos e intentar presentar nuestra oferta varios días antes de que finalice el plazo de presentación.
- Precipitación: no te dejes llevar siempre por las prisas y comprueba todos los documentos que vas a presentar una vez más antes de enviarlos. Todo debe estar bien redactado y no debe faltar ningún punto importante.
- Revisiones: al igual que debes comprobar que todos los documentos que enviarás son correctos, también debes comprobar que no se traspapela nada y que todo está adjunto correctamente a tu propuesta. Hacer un listado de todos los documentos a aportar y un checking final facilitará tu labor.
La oportunidad
Llegados a este punto, habiendo repasado toda la información necesaria sobre los errores comunes, podemos afirmar que justo ahora es un gran momento para que las pequeñas y medianas empresas se lancen a por este tipo de licitaciones. De hecho, a pesar de que son muchos los que ni siquiera lo intentan al creer que no tienen opciones, los datos de la Unión Europea reflejan todo lo contrario. La mayoría de las licitaciones de obra pública van a parar a pymes y la próxima podría ser la tuya.